Whistleblowing bei Zentiva Pharma GmbH – Unser Hinweisgebersystem

Willkommen auf der Website der Zentiva Pharma GmbH, die Sie über Ihre Möglichkeiten zur EU Whistleblowing Richtlinie und deren Umsetzung in das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz (HinsSchG) informiert.

In jeder Art von Organisation, sei es privat oder öffentlich, groß oder klein, können ungesetzliche Aktivitäten und Verstöße gegen geltendes Recht auftreten. Dies umfasst ein breites Spektrum von Handlungen, darunter Korruption, Betrug, fragwürdige Geschäftspraktiken und Verletzungen von Gesetzen und Vorschriften. Falls diese Angelegenheiten nicht angemessen angegangen werden, kann dies erhebliche Schäden sowohl für das öffentliche Interesse als auch für den Ruf der Organisation zur Folge haben.

Personen die für Zentiva tätig sind, oder Personen, die in berufsbezogenen Aktivitäten mit Zentiva in Kontakt stehen, sind oft die ersten, die von solchen Vorfällen erfahren. Diese Personen befinden sich somit in einer einzigartigen Position, um die relevanten Stellen zu benachrichtigen, die in der Lage sind, das Problem effektiv anzugehen.

Wir bei Zentiva sind davon überzeugt, dass eine qualifizierte Untersuchung und Reaktion auf solche Meldungen uns dabei hilft, unrechtmäßige Aktivitäten zu verhindern und eine angemessene Reaktion sicherzustellen. 

Wenn Sie eine Meldung gemäß Hinweisgeberschutzgesetz vornehmen möchten, sind Sie hier genau richtig!

Wir motivieren Sie dazu, jeden vermuteten Verstoß zu melden! Weder Mitarbeitende noch Personen, die in berufsbezogenen Aktivitäten mit Zentiva in Kontakt stehen, müssen Nachteile befürchten, wenn sie in redlicher Absicht Bedenken äußern, selbst wenn sich diese später als unbegründet herausstellen. 

Unsere Compliance-Abteilung geht jeder Meldung nach und informiert Sie innerhalb der gesetzlichen Frist über den Verlauf Ihrer Meldung. Sie werden auch dann informiert, wenn Ihre Meldung nicht unter den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt.

Meldeverfahren

Das interne Meldeverfahren

Zentiva hat ein internes Meldeverfahren in elektronischer Form eingeführt, das Sie hier finden können und das wir im Folgenden als "Plattform" bezeichnen. Zusätzlich akzeptieren wir auch mündliche Meldungen über diese Plattform und auf Ihr Ersuchen ist eine persönliche Zusammenkunft mit einer für die Entgegennahme einer Meldung zuständigen Person der internen Meldestelle möglich. Mit Ihrer Einwilligung kann die Zusammenkunft auch im Wege der Bild- und Tonübertragung erfolgen. Wenn Sie eine persönliche Zusammenkunft wünschen, melden Sie sich bitte dennoch zuerst über die Plattform und eine lückenlose Dokumentation zu garantieren.

Bitte lesen Sie die folgenden Informationen sorgfältig durch.

Sobald Sie eine Meldung über die Plattform absenden, bestätigen Sie, dass Sie mit diesen Informationen und mit unserer Datenschutzrichtlinie vertraut sind.

Zentiva akzeptiert auch anonymen Meldungen. Bitte füllen Sie dazu das Feld zu Vorname, Name etc. einfach mit einem Synonym aus. Sie finden weitere Informationen zur Plattform unter „Benutzungshinweise zur Plattform“.

 

§2 HinSchG regelt den sachlichen Anwendungsbereich des Gesetzes. Für den Fall, dass Sie sich nicht sicher sind, ob Ihre Meldung unter den Schutzbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt, seien Sie versichert, dass wir jeder Meldung nachgehen und Sie gegebenenfalls informieren wenn Ihr Anliegen unter unsere Speak Up Initiative fällt. Zentivas Speak Up Inititive finden Sie hier.

Das externe Meldeverfahren

Beim Bundesministerium für Justiz haben Sie die Möglichkeit Ihr Anliegen einer externen Meldestelle mitzuteilen. Bitte beachten Sie jedoch, dass das BfJ dazu folgendes auf seiner Website schreibt:

„Prüfen Sie, ob für Sie eine Meldung bei der internen Meldestelle des betroffenen Beschäftigungsgebers in Betracht kommt. Interne Meldungen sind häufig der beste Weg, um Informationen an die Personen heranzutragen, die den Verstoß am schnellsten untersuchen und abstellen können. In Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und Sie keine Repressalien befürchten, sollten Sie die Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen. Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es Ihnen unbenommen, sich an uns zu wenden.“

Benutzungshinweise zur Plattform

 

Allgemeine Benutzungshinweise für die Plattform

Die Plattform (einschließlich der Sprachaufzeichnung) wird technisch von der FaceUp Technology s.r.o. über eine Cloud-Lösung betrieben. Bitte beachten Sie, dass die FaceUp Technology s.r.o. keinen Zugriff auf den Inhalt Ihres Berichts, auf die von Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen oder auf Ihre Identität hat. 

Die Informationen die Sie mit uns zu teilen, werden vertraulich behandelt. Zentiva verpflichtet sich, alle Personen die eine Meldung vornehmen vor Repressalien zu schützen. Vergeltung ist strengstens untersagt. 

So verwenden Sie das Meldungsformular: 
Bitte wählen Sie zuerst eine Kategorie.

1) Wählen Sie 

  • “Speak-Up”, wenn Sie eine Meldung über unsere Speak-Up Initiative vornehmen wollen oder 
  • “Hinweisgebersystem” wenn Sie eine Meldung gemäß Hinweisgeberschutzgesetz vornehmen wollen

2) Wählen Sie danach bitte die juristische Einheit aus, in dem sich der Vorfall ereignet hat.

3) Im Feld "Weitere Informationen" sollten alle Details zu Ihrem Anliegen angegeben werden.

Bitte geben Sie uns so viele Informationen wie möglich, wie zum Beispiel:

• Was ist passiert? 
• Wann ist es passiert?
• Wo ist es passiert?
• Wie konnte es zu dem Verstoß kommen?
• Wer war an dem Vorfall beteiligt? Gibt es Zeugen?
• Weiß jemand von Zentiva bereits von diesem Vorfall und kann diese Person eventuell weitere Informationen zur Verfügung stellen?
• Wie sind Sie auf das Problem aufmerksam geworden?

Anstelle des Schreibens können Sie auch eine Sprachaufnahme aufnehmen, in der ihre Stimme verzerrt wird. Bitte befolgen Sie dazu die Anweisungen, die von der Plattform bereitgestellt werden. 

4) Nachdem Sie uns alle Details (schriftlich oder über die Sprachaufnahme) mitgeteilt haben, wird die Identität des Absenders abgefragt.

Sie können anonym bleiben, indem Sie in dieses Feld ein Synonym eintragen. Bitte nehmen Sie dafür zur Kenntnis, dass es sein kann, dass ein anonymer Hinweis die Aufklärung des Vorfalls erschwert bzw. unmöglich macht. 

5) Wenn Ihr Bericht vollständig ist, klicken Sie bitte auf „Senden“.

Wie es dann weitergeht:

Nach dem Absenden der Meldung, wird Ihnen ein eindeutiger Code zugewiesen. Sie brauchen diesen Code um den Status Ihrer Meldung auf Feedback oder weitere Fragen der Compliance Abteilung auf der Plattform zu überprüfen. Wenn Sie eine anonyme Meldung abgegeben haben, müssen Sie den Status von Zeit zu Zeit abfragen, da wir nicht in der Lage sind Sie zu informieren.

Falls Sie den Code verlieren oder vergessen, müssen Sie das Formular erneut ausfüllen, damit Ihnen ein neuer Code zugewiesen wird. In diesem Fall informieren Sie uns bitte im Textfeld darüber, dass Sie einem bereits gemeldeten Anliegen nachgehen (es müssen nicht alle Details erneut ausgefüllt werden aber einige Informationen zum Thema des bereits gemeldeten Anliegens sind für die Zuordnung notwendig.)

Bewahren Sie Ihren Code an einem sicheren Ort und teilen Sie diesen Code mit niemanden! 

Unter dem Ihnen zugeteiltem Code, können Sie Ihre E-Mail-Adresse angeben, wenn Sie automatisch über den Status Ihrer Meldung informiert werden möchten. Sie erhalten dann eine E-Mail von NNTB info@nntb.cz. Der Link, der diese E-Mail erhält, leitet Sie zur Hauptseite der Plattform weiter, auf der Sie das Feld "Meine Organisation" auswählen und den Zugangscode aa0aaa0aaa eingeben müssen. Erst dann gelangen Sie zur Seite, auf der Sie Ihren Code eingeben müssen.

Sie können auf der Plattform jederzeit auf „Überprüfe einen Bericht“ auf der rechten Seite klicken, dort Ihren Code eingeben und den Staus Ihrer Meldung prüfen. Bei dieser Möglichkeit müssen Sie auch Ihre E-Mail-Adresse nicht angeben.